Porady dla menedżerów planujących wdrożenie systemu SAP

Outsourcing SAP: niższe koszty, więcej korzyści

Jeszcze przed wdrożeniem SAP warto uświadomić sobie realne koszty utrzymania przyszłego systemu i rozważyć skorzystanie z różnych form outsourcingu i serwisu. Do wygrania jest znacznie więcej niż tylko redukcja kosztów.

Wszechstronna ocena efektów zastosowania outsourcingu może dostarczyć wiele danych do trafnej decyzji o wyborze strategii wdrożenia i docelowego modelu wsparcia systemu, a nawet może mieć wpływ na wybór konkretnego oferenta, który ma potencjał i doświadczenie, pozwalające na zapewnienie pełnej oferty outsourcingu systemu SAP.

Decyzja o wyborze strategii utrzymania SAP bywa podejmowana w oparciu o porównanie kosztów zakupu usług zewnętrznych z kosztami procesu wewnątrz firmy. Taka kalkulacja jest jednak dość trudna.

Po pierwsze, przy kalkulacji kosztów wewnętrznych łatwo pominąć wiele pozycji. Z bieżącym utrzymaniem systemu jest związanych mnóstwo zadań, generujących koszty. Dlatego większość dużych firm decyduje się na budowę własnych zespołów, których głównym zadaniem jest administracja, rozwiązywanie bieżących problemów i rozwój systemu SAP. W skład takiego zespołu wchodzą informatycy - administratorzy. Ponadto, w utrzymanie SAP angażuje się kluczowych użytkowników (key userów) systemu z poszczególnych obszarów firmy. Pełnią oni rolę wewnętrznego help desku, pomagając użytkownikom końcowym w bieżącej pracy, a także prowadząc niektóre prace rozwojowe. Zaangażowanie w utrzymanie systemu sprawia, że mniej czasu i energii mogą oni przeznaczyć na swoje główne zadania, które mają większy i bardziej bezpośredni wpływ na wynik firmy. Ten "koszt utraconych korzyści" jest niemal niemożliwy do wycenienia.

Po drugie, outsourcing to nie tylko oszczędności, ale także takie korzyści, które trudno wyrazić w pieniądzu i są niemożliwe do ujęcia w "buchalterskiej" kalkulacji. Dzięki współpracy z dostawcą usług outsourcingowych i serwisowych biznes może być bezpieczniejszy, a praca menedżerów i użytkowników - bardziej efektywna. Dobry partner outsourcingowy zapewni oczekiwany poziom dostępności systemu SAP i opieki nad nim.

Współpraca z takim partnerem sprawia, że firma przestaje myśleć o systemie SAP jako o problemie, z którym sobie trzeba radzić, a postrzega go tylko i wyłącznie jako sprawnie funkcjonujące narzędzie zarządzania. Szef działu IT nie zajmuje się już zapewnieniem działania systemu, lecz może zająć się planowaniem nowych przedsięwzięć usprawniających biznes.

W outsourcing można przekazać niemal wszystko, co jest związane z użytkowaniem SAP w firmie. Możliwości jest wiele - od minimalnego zakresu zdalnego wsparcia wewnętrznego zespołu administratorów, przez wsparcie użytkowników, outsourcing / hosting systemu, po outsourcing całych procesów biznesowych (BPO) wspieranych przez SAP. Wybór obszarów wsparcia zależy od strategii firmy - nie tylko w obszarze IT.