Porady dla menedżerów wybierających system ERP

Rozwój systemu: w stronę kolejnych korzyści

Czy fakt użytkowania systemu SAP oznacza, że nie ma już innych możliwości wsparcia biznesu firmy przez technologie informatyczne? Niekoniecznie. Wdrożenie nowych rozwiązań - takich jak handel elektroniczny, zarządzanie łańcuchem dostaw - może otworzyć zupełnie nowe obszary optymalizacji działania firmy. Warto wiedzieć, co można z nich uzyskać,
po to by mieć jasną wizję rozwoju rozwiązań IT na lata, zgodną z biznesowymi celami i strategią firmy.

Po uruchomieniu systemu SAP firma osiąga uporządkowanie procesów wewnątrz organizacji, otrzymując narzędzie do sprawnej rejestracji, gromadzenia, przetwarzania i raportowania danych. Podejmowanie decyzji w oparciu o rzetelne i dostępne na czas informacje pozwala na uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Koordynacja zapotrzebowań klientów z planami wytwarzania półproduktów i zakupami surowców, przy jednoczesnym zapewnieniu bilansowania planów
z dostępnymi zdolnościami produkcyjnymi, pozwala sprawnie reagować na zmieniające się potrzeby klientów.

Po okrzepnięciu nowego modelu organizacji wewnętrznej, wspartej przez sprawnie funkcjonujący system SAP, nadchodzi czas na dalsze ulepszenia. Wśród najczęściej wykorzystywanych przez firmy kierunków rozwoju można wymienić: współpracę ze stałymi partnerami biznesowymi (EDI, SCM), CRM, Business Intelligence. Może to być punktem wyjścia
do zmian, które umożliwią firmie osiągnięcie przewagi konkurencyjnej.

Czy nasi dostawcy nie mogliby sami kontrolować stanu zapasów i zapotrzebowań na surowce, które dostarczają? Do firmy wpływają zamówienia klientów na wyroby lub usługi. Dlaczego dział sprzedaży musi codziennie radzić sobie z setkami podobnych sobie faksów i telefonów? Dlaczego tak wiele osób jest zaangażowanych we wprowadzanie zleceń sprzedaży do systemu? Czy nasi klienci nie dysponują systemami informatycznymi? Czy nasz system i ich systemy nie mogłyby ze sobą współdziałać, wyręczając nas z większości tej powtarzalnej pracy?

Te pytania i idee leżą u podstaw rozwoju EDI (elektronicznej wymiany danych), wspomagającej komunikację między partnerami biznesowymi. Korzyści to m.in. automatyczny przepływ danych, powodujący przyspieszenie obiegu informacji, zmniejszenie pracochłonności i liczby potencjalnych błędów, optymalizacja przepływu informacji pozwalająca
na usprawnienie procesów i dająca wymierne rezultaty ekonomiczne (np. zmniejszenie poziomu zapasów, szybsza realizacja zamówień), wreszcie możliwość wdrożenia nowych, efektywniejszych procesów biznesowych, których realizacja nie była wcześniej możliwa przy tradycyjnym obiegu informacji (np. VMI - pol. Zapasy zarządzane przez dostawcę).

Innym obszarem są rozwiązania SCM, wspomagające zarządzanie całym łańcuchem dostaw, od projektowania łańcucha dostaw po określanie źródeł nabycia materiałów, od planowania i prognozowania popytu, po planowanie wytwarzania w środowisku rozproszonym
i planowanie dystrybucji wyrobów w sieci. Dzięki tym narzędziom można przejąć kontrolę nad informacjami o zapotrzebowaniach klientów i udostępnić je w całym łańcuchu. W takim modelu możliwe jest przewidywanie braku materiałów w jakimkolwiek miejscu łańcucha dostaw (od dostawcy surowca po detal) oraz znacznie obniżenie poziomu zapasów w całym łańcuchu. Zsynchronizowane prognozy i realizacja planów w połączeniu z planowaniem i optymalizacją transportu w całym łańcuchu zapewniają wykorzystanie dostępnych zasobów i osiągnięcie wspólnego celu, jakim jest zadowolenie klienta końcowego zarówno z jakości, jak i terminowości dostaw. W optymalizacji tych procesów można użyć nowoczesne technologie identyfikacji towarów, jak np. RFID.

Systemy CRM (zarządzania relacjami z klientami) otwierają z kolei zupełnie nowe możliwości koncentracji działań firmy na klientach. Jest oczywiste, że największa wartość dla firmy rodzi się w sprzedaży. Dobry produkt czy efektywna organizacja współpracy z dostawcami to warunki konieczne, ale rentowność firmy zależy od efektywności sprzedaży. Decyzje, mające wpływ na efektywność sprzedaży, są podejmowane w wielu miejscach firmy - od analityków badających trendy sprzedaży, przez specjalistów od marketingu, planujących kampanie promocyjne, po menedżerów decydujących o wejściu do nowych segmentów rynku czy wycofaniu nierentownych produktów.

Wdrożenie systemu CRM pozwala zintegrować wszystkie funkcje, mające wpływ na efektywność obsługi klienta, tak by to klient i jego rentowność była dla w centrum uwagi wszystkich osób, mających wpływ na sprzedaż.

Rozwiązania Business Intelligence (BI) to oprogramowanie i technologie służące pozyskiwaniu, przechowywaniu, analizowaniu oraz organizowaniu dostępu do danych z różnych źródeł (nie tylko ERP) w celu wspomagania podejmowania decyzji gospodarczych. Korzyści z rozwiązań BI to m.in.: ułatwienie dostępu do informacji gromadzonych w formie elektronicznej, rozszerzenie zakresu dostępności informacji pochodzących z różnych źródeł, eliminacja ręcznych czynności związanych z przekształcaniem, konsolidowaniem, weryfikacją, uzupełnieniem informacji na potrzeby sprawozdawczości, zastąpienie sprawozdań papierowych
lub sporządzanych w formie statycznych plików (np. Excel) przez bezpośredni dostęp do informacji
w formie elektronicznej - przy pomocy raportów.

Rozwiązania BI pozwalają lepiej wykorzystać informacje gromadzone w systemie ERP i uzupełniać je dowolnymi danymi dostępnymi w ustrukturalizowanej formie elektronicznej. Użytkownikami rozwiązań BI mogą być wszyscy pracownicy, którzy analizują informacje i na ich podstawie podejmują decyzje - od rad nadzorczych i zarządów do liniowych kierowników.

Możliwości ulepszeń dotyczą również organizacji wewnętrznej firmy, usprawnień wpływających na lepsze wykorzystanie kapitału ludzkiego i wiedzy kumulowanej w organizacji. Naprzeciw tym potrzebom wychodzą różnego rodzaju tzw. rozwiązania samoobsługowe. Przykładowo, narzędzia MSS (Manager Self Service) pomagają menedżerom sprawniej zarządzać podległym zespołem i skrócić czas przeznaczony na czynności administracyjne. Udostępniając pracownikom rozwiązania ESS (Employee Self Service), można uczynić bardziej efektywnymi takie procesy jak zarządzanie czasem pracy, obsługa podróży służbowych, planowanie rozwoju kadr. W lepszej komunikacji między pracownikami, w efektywnym zarządzaniu wiedzą, pomocne są z kolei rozwiązania portalowe (Enterprise Portals) oraz narzędzia z dziedziny KM (Knowledge Management).

Warto podkreślić, że SAP AG jest jedynym producentem oprogramowania na świecie, który zapewnia tak szeroki wachlarz rozwiązań w każdym z opisanych obszarów.

Często, aby wdrożyć nowe rozwiązania, trzeba niejako "przy okazji" uaktualnić wersję systemu SAP. Upgrade - przejście na nowszą wersję SAP wiąże się zresztą nie tylko z dostępnością nowych funkcji
i technologii, ale i z zapewnieniem wsparcia producenta systemu (SAP AG) na kolejne lata. Upgrade'u nie należy rozpatrywać wyłącznie w kategoriach przedsięwzięcia technicznego. Nie wystarczy po prostu zainstalować nowej wersji - sama wymiana jądra technicznego systemu to tylko część projektu. Aby móc wykorzystać nowe możliwości, trzeba wcześniej dokonać szczegółowej analizy obecnego modelu wsparcia procesów przez system, oraz porównać z funkcjonalnościami nowej wersji. Taka analiza mocno "zahacza" o stronę biznesową. W dużych firmach może to wiązać się
z całkiem sporym i niełatwym projektem. Korzyści, jakie uzyskamy dzięki niemu, zależą od tego, na ile kompleksowo podejdziemy do realizacji tego projektu.