Porady dla menedżerów planujących wdrożenie systemu SAP

Sztuka wyboru właściwej oferty

Na polskim rynku działa ponad 20 partnerów wdrożeniowych SAP, różniących się doświadczeniem, potencjałem, wielkością. Niektóre firmy mają bardzo wysokie kompetencje w wąskich obszarach, w których się specjalizują. Inne - mówią przynajmniej, że znają się na wszystkim, co związane z SAP.

Skoro mowa o tym samym systemie SAP, dlaczego każda firma inaczej wycenia swoje usługi wdrożeniowe, i czy w ogóle to jest ważne, jaką firmę wdrożeniową wybierzemy? Jeśli już angażujemy się w wybór firmy, jak wybrać dobrze i nie stracić roku na jałowych prezentacjach i rozmowach?

Zbyt liczny wybór jest wrogiem dobrego wyboru, dlatego warto zawęzić liczbę potencjalnych oferentów do kilku. Prosta orientacja na rynku (choćby za pomocą Internetu), np. kto ma jakie doświadczenie z podobnych projektów SAP, powinna wystarczyć do wstępnego wytypowania wąskiego grona 3-4 firm wdrożeniowych, z którymi warto dalej rozmawiać.

Doświadczonych firm wdrożeniowych jest zapewne wiele - jak wybrać tę najlepszą? Warto poznać i dokładnie sprawdzić doświadczenie, referencje firmy - według biblijnego stwierdzenia "poznacie ich po ich owocach". Wybierając np. między dwoma najlepszymi oferentami warto poświęcić czas na poznanie sposobu pracy firmy wdrożeniowej z klientami, ludzi którzy będą realizować projekt.

Dostawcy stosują wiele chwytów, by utrudnić klientowi rzetelny wybór oferty. Ukrywanie kosztów, które i tak będzie trzeba ponieść, fikcyjne i naciągane referencje od klientów - to tylko niektóre tricki z tego arsenału. Bezkrytyczne przyjmowanie w dobrej wierze tego, co napisała firma wdrożeniowa, może być źródłem przyszłych kłopotów. Ponieważ mamy z nim wspólnie pracować nad być może najważniejszym projektem w firmie w danym roku, warto uważnie czytać oferty, zadawać pytania, sprawdzać referencje. Trud włożony na tym etapie przygotowań projektu zaprocentuje w przyszłości.

Wiele firm wdrożeniowych potrafi kusić niską ceną wdrożenia. Jeśli przy porównaniu ofert nie weźmiemy pod uwagę kwestii ryzyka realizacji wdrożenia z poszczególnymi oferentami, istnieje niebezpieczeństwo wyboru oferty tańszej, ale związanej z dużym prawdopodobieństwem fiaska projektu. Tymczasem są proste sposoby oszacowania ryzyka wdrożenia z danymi dostawcami. Taką informację można wykorzystać do porównania ofert.

Systemy prekonfigurowane, a także usługi outsourcingowe są postrzegane jako sposób na obniżenie bariery wejścia w rozwiązania SAP. Wokół obu tych tematów narosło wiele kontrowersji i mitów. Dla zwolenników są one panaceum na wszystkie przeciwności, dla drugich - jedynie marketingowym chwytem. Czy decyzja o użyciu systemu prekonfigurowanego we wdrożeniu jest właściwa? Czy dobrze jest kupować system SAP w modelu outsourcingu? Nie ma jednej recepty dla wszystkich. Rzetelne odpowiedzi na te pytania zależą od specyfiki i strategii danej firmy.